TIETOSUOJA

Tässä selvennämme tietosuojakäytäntöjämme sivustomme kautta lähetettyjen ja/tai kerättyjen henkilökohtaisten tietojen (myöh. tiedot) osalta, joita ovat tietojen käsitteleminen, säilyttäminen ja käyttötarkoitus (myöh. tietojen käsitteleminen). Tällä suojaamme lain vaatimalla tavalla henkilötietojasi, teemme toimintamme tietojen käsittelyn osalta näkyväksi sekä kerromme miten voit vaikuttaa tietoihisi joita keräämme ja säilytämme sinusta (esimerkiksi pyyntö poistaa tai tarkastella tietoja rekisterissämme). Näin täytämme tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden (asetus 5.2.1)

1 MÄÄRITELMÄT

Rekisterinpitäjä = Jasper Armanto, aluksen Fareata päällikkö, yksityinen ja luonnollinen henkilö. Toimijuus tässä suhteessa kevytyrittäjä, mutta jonka laki kuitenkin tulkitsee tietosuojakäytäntöjen osalta ”yritykseksi”. (Myöh. myös ”me”, ”minä”, ”artsailtraining”, ”aluksen päällikkö” tai ”purjehduksen järjestäjä”). Yhteydenotot: artsailtraining@gmail.com

Henkilötietojen käsittelijä = Jasper Armanto, aluksen Fareata päällikkö, yksityinen ja luonnollinen henkilö. Toimijuus tässä suhteessa kevytyrittäjä, mutta jonka laki kuitenkin tulkitsee ”yritykseksi” tietosuojakäytäntöjen osalta. (Myöh. myös ”me”, ”minä”, ”artsailtraining”, ”aluksen päällikkö”, ”kippari”, ”kapteeni” tai ”purjehduksen järjestäjä”). Yhteydenotot: artsailtraining@gmail.com

Kolmas osapuoli = muu kuin edellämainittu taho, esim. yksityinen ja luonnollinen toinen henkilö, purjehduksen järjestäjän palkkaama kokki-stuertti, apulaiskouluttaja tai gasti, muu yritys tai muu mainitsematon toimija, viranomainen, poliisi, pelastusviranomainen, meidän ulkopuolinen markkinoija jne.

Palkattu henkilöstö = aluksen kipparin alaisuudessa toimiva henkilö tai taho, jotka voivat olla (apu)kouluttajia, palkattuja tai päivärahaa vastaan työsekenteleviä gasteja, gastivanhimpia, kokki-stuertti, tai näihin rinnastettavissa oleva aluksen vakiohenkilöstön jäsen. (myöh. myös ”gastivanhin”, ”kokki”, kokkistuertti”, ”stuertti”, ”henkilöstö”, ”päällikön apulainen”, tai ”työntekijä”).

Rekisteri = kaikki tiedot, jotka meille on sivuston kautta lähetetty ja jotka näin ovat hallussamme ja tallessa jossain muodossa meidän käsiteltävänä tai hallittavana. Rekisteri voi olla puhelinrekisteri (yhteystiedot puhelimessa joko tallennettuna tai puhelimen muistissa), sähköpostirekisteri (yhteystiedot sähköpostissa tai sähköpostilistalla), tai muu erikseen määritelty rekisteri.

Tietojen luovuttaja = henkilökohtaisten tietojen antaja, luonnollinen henkilö tai henkilön edustaja (esim. vanhempi), joka lähettää tai antaa sivuston kautta lomakkeiden tai sähköpostin tai muun median välityksellä mitä tahansa henkilökohtaisia tietoja, joita saatamme kysyä purjehdusta tai muuta erikseen selventämäämme tarkoitusta varten. (Myöh. ”sinä”, ”te”, ”tietojen antaja”, ”vierailija”, ”asiakas” tai ”sivustolla vieraileva”).

2 KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Emme kerää mitään ylimääräistä tai toimintaan tarpeetonta informaatiota tai henkilökohtaista tietoa (myöh. tietoa) keneltäkään sivustolla vierailevalta. Kaikella kerätyllä tai kysytyllä tiedolla on merkityksensä, jotka selvennämme alempana luvussa 3.

Mitä henkilökohtaisia tietoja keräämme?

Saatamme kysyä 1) nimeäsi 2) yhteystietojasi (puhelin, sähköposti), 3) terveydellisiä seikkoja kuten fyysistä kuntoa tai sen rajoitteita (yleiskuntoa) sekä allergioita, 4) syntymäaikaasi tai -vuotta tai ikääsi 5) purjehduskokemustasi, 6) lähiomaisesi nimeä ja yhteistietoja (NEXT OF KIN)

Näitä kysymme purjehdukselle ilmoittautuessa tai tietoja ilmoittaessa purjehdusta varten.

Laki määrittää, ettei mitään tarpeetonta tietoa tule kysyä tai udella asiakkaalta tai sivustolla vierailevilta. Nämä yllämainitut tiedot ovat vähimmäistiedot, jotka tarvitsemme takaaksemme turvallisen aluksen kulun sekä itsellemme, teille, että muille purjehduksella oleville henkilöille ja asiakkaille.

Emme normaaleissa tilanteissa(1*) kysy seuraavia tietoja: 1) asuin- tai synnyinpaikkaasi tai -kuntaa tai asuinosoitettasi, 2) pankki- tai talousasioihisi liittyviä tietoja, kuten tilinumeroasi tai pankin yhteystietojasi(1*), 3) poliittista mielipidettäsi, uskonnollista vakaumustasi, ihonväriäsi, silmienväriäsi, tai näihin verrattavissa olevia seikkoja tai tietoja, 4) salasanoja tai muuta tässä mainitsemattomia henkilö- tai identifiointitietoja.

(1*) Pl. Tietyissä tilanteissa voimme joutua kysymään teiltä pankkiyhteystietojasi. Tälläinen tilanne syntyy kun joudumme maksamaan teille esimerkiksi rahan palautusta varten suoralla tilisiirrolla, jollei käytössänne ole MobilaPayta, Pivoa, Paypal’ia, tai jos olemme itse estyneet käyttämään näitä ensisijaisia rahansiirtomenetelmiä. Mikäli näin joudumme menettelemään, olemme teihin aina suoraan yhteydessä ensisijaisesti puhelimen ja tekstiviestin (lukeutuu myös Whatsapp tai muu tekstiviestin välitysapplikaatio) välityksellä; ja vältämme käyttämästä sähköpostia tai muuta lomaketta näitä tietoja varten.

SÄHKÖPOSTI- JA YHTEYSTIETOLISTAT

Keräämme joillain lomakkeilla sähköpostiyhteystietoja suoraa markkinointia ja informointia varten. Tällaiselle listalle liittyessäsi, lisäämme yhteystietosi (sähköposti tai puhelinnumero) käytössä oleville listoillemme, joka toimii sähköpostin osalta gmail -yhteystietopohjaisena, puhelinnumeroiden osalta Whatsapp-, telegram- tai puhelimen oman muistin varassa olevalla muistilla.

Sähköpostilistalla lähetämme massaviestejä ainoastaan piilokopiona, jottei yhteystietosi pääse leviämään kolmansille tarkoituksettomille tahoille. Voit milloin tahansa pyytää meitä poistamaan yhteystietosi tältä listalta ilmoittamalla siitä meillä suoraan sähköpostilla (artsailtraining@gmail.com). Sähköpostisi yhteyteen sinusta on enintään tallennettu samaan yhteystietoon etu- ja sukunimesi (tai nimimerkki); ei ikinä mitään muuta, kuten puhelinnumeroa, ellei google tai jokin muu meidän ulkopuolinen taho yhdistä tietojasi automaattisesti tallennettuihin yhteystietoihisi, joita olet itse lisännyt sähköpostisi tai muun yhteystietosi yhteyteen (kuten kuvan, nimen, puhelinnumeron tai muita tietoja. Tätä varten tarkkailemme listalla olevia yhteystietoja ja niihin tallennettuja muita tietoja, jotta voimme reagoida heti tällaisen tarkoituksemattoman toiminnan sattuessa ja poistaa tarkoituksettomat tiedot kohdaltasi. Kaikki uudet lisätyt yhteystiedot tarkistamme aina heti käyttöön ottaessa.

Puhelimen viestilistat

Keräämme myös puhelinnumeroita puhelimen erinäisille viestilistoille (puhelinrekisteri), kuten puhelimen omaan yhteystietosovellukseen sekä Whatsappiin. Tavoitteena on, ettei meidän tarvitsisi tallentaa yhtäkään puhelinnumeroa käyttöömme oman puhelimemme yhteystietoihin, mutta käytännön syistä tämä ei ole mahdollista, sillä muuten emme pysty kohdistamaan kommunikaatioita (esim viestejä) oikeille henkilöille, sillä meillä on oltava nimesi ja numerosi tiedossa, jotta voimme lähettää sinulle viestejä, esimerkiksi tietoa tulevasta purjehduksesta. Näin ollen joudumme tallentamaan joitakin puhelintietoja omaan henkilökohtaiseen puhelimeeni tai sen sovellukseen Whatsappiin tai muuhun käytössä olevaan yhteystieto- tai kommunikointisovellukseen. Tallennan numerot ainostaan muodossa

”Gasti(vuosiluvun kaksi viimeisintä numeroa, esim. 20)-järjestys- tai tunnistenumero ETU ja SUKUNIMI tai tunnistettava NIMIMERKKI ja tarvittaessa muu tunniste”

Esimerkiksi: ”Gasti20-60 Hilkka Esimerkki”

Mitään muita tietoja, kuten sähköpostiasi tai muita tietojasi, ei ikinä tallenneta puhelimen yhteystietojen kanssa yhteen, sillä ollaksemme yhteydessä teihin puhelimen välityksellä, tarvitsemme vain nimesi sekä puhelinnumerosi. Puhelinrekisterin tarkoitusta selvennämme luvussa 3 erikseen tarkemmin.

Puhelimen viestiryhmät, kuten spontaanien reissujen ryhmät ja koulutusryhmät (Whatsappissa)

Suosittelemme liittymistä viestiryhmiin omatoimisesti Whatsappin kutsulinkin kautta, sillä tällöin meidän ei tarvitse tallentaa tietojasi lainkaan puhelimeemme, ja tietosi ovat paremmin turvassa. Siirrymme asteittain tähän niin että voimme pian poistaa kaikki tallennetut puhelinyhteystiedot tallennetusta puhelinrekisteristämme, emmekä tämän jälkeen enää tallenna puhelinyhteystietoja pl. milloin meidän on oltava yhteydessä jotakin purjehdusmatkaa varten ja ilmoitettava sinulle esimerkiksi lisätietoja tulevasta purjehduksesta, tai jos itse kysyt suoralla tai Whatsapp viestillä tai puhelulla näitä tietoja.

Milloin liityt tällaiseen ”markkinointi ja informaatio” ryhmään kutsulinkin kautta Whatsappissa, voit poistua ryhmästä milloin itse haluat, emmekä tallenna numeroasi ennen kuin se on välttämätöntä ollaksemme yhteydessä sinuun purjehduksen järjestämisen puitteissa, jolle olet ilmoittautunut tai ilmaissut kiinnostuksesi. Viestiryhmät ovat markkinointi ja informointia varten; yksityisesti emme lähesty teitä markkinoidaksemme teille purjehduksia paitsi milloin olet erikseen kysynyt tarjousta tai muuta informaatiota tietyltä reissulta tai muuten vain yleisesti joltain reissuiltamme.

Puhelinrekisterin voimassaoloaika on 1 vuosi; viimeistään tämän jälkeen poistamme tallennetut yhteystiedot puhelimestamme. Viestilistoilla tietosi säilyy sen sijaan sen ajan, kuin Whatsapp niitä muistissaan pitää; ja olet listoilla kunnes itse poistut listalta sovelluksen kautta. Whatsapp ja muut applikaatiot saattavat kuunnella ja kerätä tietoja sinusta, mutta tämä ei ole meidän hallussamme, vaan käytät Whatsappia yhteydessä meihin omalla vastuullasi ja Whatsappin (tai muiden sovellusten) omien tietosuojakäytäntöjen mukaan ja ne hyväksyen.

Puhelimessa oleva rekisteri on altis varauksille ja katoamisille. Tavoitteemme onkin siksi säilyttää tätä puhelinrekisteriä mahdollisimman minimaalisen ajan ja poistaa sieltä tiedot heti, kun sille ei enää ole tarvetta tai kun se ei ole perusteltua purjehdusviestilistan ylläpitämisen kannalta. Voit milloin tahansa pyytää meitä poistamaan tietosi puhelinrekisteristä tai tarkistamaan ja välittämään meillä olevat puhelinrekisterin tietomme sinusta sinulle.

3 KERÄTTÄVIEN TIETOJEN TARKOITUS

Mihin keräämme tietoja? Ovatko kaikki kysymämme tiedot tarpeellisia purjehduksen järjestämisen kannalta? Millä perusteilla?

Tässä selvennämme kerättyjen tietojan tarpeellisuutta ja lainmukaisuutta.

Laki toteaa, että mitään tarpeetonta ja ylimääräistä tietoa ei tule kerätä eikä säilyttää asiakkailta. Me kysymme purjehdusta varten kuitenkin moninaisia ja erityiseksi luokiteltuja tietoja (kuten terveydentilaa (yleiskuntoa)), jotka eivät muussa yhteydessä olisi sallittua kysyä tai pyytää (asetus 5.1.3).

Purjehdus on erityinen laji sen riskien ja erityisen luonteen vuoksi. Ammattimaista merenkulkua, sen päällikköä ja hänen alusta kohtaan liittyy erityisiä säädöksiä ja lakeja, joita aluksen päällikön on noudatettava. Nämä lait ja erityissäädökset turvaavat sekä aluksen päällikön, hänen henkilöstön, hänen hallussaan olevan aluksen, sekä hänen matkustajiensa ja rahdin turvallisuuden. Purjehduksen osalta kyseessä voi olla vaikka tapaturma tai allergiakohtaus merellä. Päällikön on tällöin oltava viipymättä selvillä, tai päästävä käsiksi tietoihin, jotka koskevat ko. henkilön yleisluontoista terveydentilaa (yleiskuntoa) ja tietoja allergioista. Nämä tiedot eivät ole virallisia, vaan asiakkaan itse itsestään kertomia ja välittämiä, eikä niiden todenmukaisuutta pystytä tai voida todeta muuten kuin asiakkaan omalla lausunnolla. On siis asiakkaan vastuulla kertoa itsestään tarvittavat oikeudenmukaiset tiedot – kyseessä on henkilön oma sekä päällikön vastuun turvallisuus.

Päälliköllä ei ole pääsyä henkilöiden potilas- tai muihin henkilökohtaisiin lääkäri- ym dokumentteihin tai tietoihin, eikä tämä ole tarpeellistakaan. Päällikkö on aina tarvittaessa yhteydessä tapaturmasta ensisijaisesti viranomaisiin, jotka selventävät tapauksen eteenpäin, mutta merellä avun saanti voi olla joskus ajan takana. Sen takia päällikön on tiedettävä ja varmistuttava siitä, että purjehdukselle osallistuva henkilö kokee itse olevansa kyvykäs ja niin henkisesti kuin fyysisesti tasapainoinen ja voimallinen henkilö selviytyäkseen purjehduksen asettamista vaatimuksista.

Päälliköllä on vastuuvakuutus asiakkaiden varalle. On kuitenkin viimekädessä päälikön vastuu, että purjehdukselle osallistuvat ovat terveitä ja kykeneväisiä edellä mainituin seikoin osallistumaan tähän sekä fyysisesti että psyykkisesti vaativaan aktiviteettiin, sillä muutoin päällikkö asettaa itsensä riskialttiiseen asemaan turvallisuudesta ja muista ihmisistä vastuullisena henkilönä (mukaanlukien hänen vakituinen henkilöstö sekä muut asiakkaat samalla purjehduksella kanssasi). Tämän takia päällikön on varmistuttava siitä, että henkilö kokee olevansa kyvykäs osallistumaan purjehdukselle ja pystyy näin luottamuksella kertomaan terveydentilastaan ja vakuuttamaan terveydentilansa (yleiskuntonsa, allergiat) olevan riittävä päällikölle.

Emme ikinä missään normaalissa tapauksessa myy tai anna tai välitä mitään näitä henkilökohtaisia tietoja eteenpäin. Tästä on poikkeus ainostaan mikäli veneellä sattuu onnettomuus tai siihen verrattavissa oleva vakava tapaturma tai sattumus, jolloin on päällikön tehtävänä selventää asian- ja viranomaisille kaikki hänen hallussaan oleva tarpeellinen tieto, joka voi auttaa henkilöä selviytymään tapaturmasta tai onnettomuudesta, mikäli viranomianen näitä tietoja lainmukaisesti kysyy. Päällikkö voi näin ollen välittää mm. terveydentilaa tai yleiskuntoa sekä allergioita, yhteystietoja ja ikää koskevat tiedot äärimmäisessä ja vakavassa tapauksessa viranomaisille tällä tietosuojakäytännöllä, mikäli viranomainen toteaa päällikön olevan laillisesti vapaa tai velvollinen näitä tietoja luovuttamaan. Kaikissa tällaisissa tilanteissa pyritään asiakkaalta varmistamaan, onko tiettyjen tietojen luovuttaminen hänen puoleltaan sallittua, mikäli tätä on kyseisessä tilanteessa mahdollista asiakkaalta kysyä luotettavasti.

Vakava ja äärimmäinen tapaus on 1) sairaskohtaus, vakava onnettomuus tai tapaturma, 2) kuolema, 3) kuoleman uhka, tai 4) viranomaisen (esim. oikeudenhaltija, poliisi, pelastusviranomainen tai muu senkaltainen taho) lainmukainen henkilötietojen luovutuspyyntö tai määräys.

Missään muussa tapauksessa yksityiskohtaisia tietoja ei luovuteta kolmansille tahoille tai ulkopuolisille, nimeen tai muuhun henkilöön liitettävän tiedon perusteella tunnistettavasti ei edes aluksen muulle henkilöstölle.

NEXT OF KIN tiedot

Kysymme purjehdukselle ilmoittautuessa lähiomaisen nimeä, suhdetta ja yhteistietoja (NEXT OF KIN). Nämä ovat ensisijaisesti äärimmäistä ja vakavaa onnettomuutta tai tapaturmaa varten, jolloin päällikön tai viranomaisen on otettava yhteyttä onnettomuutta kohdanneen henkilön ”kotiin” eli lähinomaisiin. NEXT OF KIN tietoja voidaan käyttää myös lievemmissä tapauksissa, jos päällikön on esimerkiksi saatava yhteys johonkuhun hänelle tuntemattoman henkilön tunteville jonkin asian kysymiseksi tai henkilön luotettavuuden tai identiteetin varmistamiseksi.

Tälläinen menettely vaatii kuitenkin sen, että 1) yhteyttä viranomaisiin, kuten poliisiin tai pelastusviranomaisiin ei voida saavuttaa tarpeellisessa ajassa, 2) henkilö on päällikön hallinnassa olevassa aluksessa eikä häntä voida poistaa (tai hän ei poistu) alukselta pyynnöstä tai vapaaehtoisesti, aiheuttaen aluksen, aluksen henkilöstön, asiakkaat, tai päällikön turvallisuuden riskinalaiseksi, ja 3) kyseessä on vakava tai muuten riskialtis tapahtuma, tapaturma, rikos, omaisuusrikos, väärinkäyttö, valehtelu, tai näihin verrattavissa oleva muu tapahtuma joka riskeeraa aluksen ja sen henkilöiden turvallisuuden.

Sähköposti- ja puhelinviestilistojen (rekisterien) tarkoitus ja säilytys

Sähköpostirekisteriä käytetään pääosin markkinointi ja informointitarkoitukseen. Mitään sähköposti- tai muita yhteystietoja, tai muita tietoja, ei ikinä myydä tai markkinoida eteenpäin kolmansille tahoille. Sähköpostilla voidaan olla asiakkaaseen yhteydessä myös erinäisiä ilmoituksia (purjehdus-infot), kysymyksiä ja suoramarkkinointi varten. Myös ilmoittautumislomakkeita tai muita purjehdukselle oleellisten tietojen keräämistä varten voidaan lomakkeet, palautepyynnöt tai muut lomakkeet lähettää sähköpostissa asiakkaalle.

Puhelinrekisterin on selvennetty aiemmassa kohdassa; purjehduksen järjestäminen ja sille ilmoittautuminen vaatii toistaiseksi puhelin yhteyden asiakkaan ja meidän välille. Näin voimme sekä varmistua, että henkilö on tosissaan tulossa purjehdukselle; voimme lähettää hänelle oleellisia purjehdukseen liittyviä tietoja ja ilmoittautumislomakkeita; tai voimme esimerkiksi ilmoittaa äkillisistä peruutuksista ja muutoksista. Emme käytä puhelinrekisteriä mihinkään tarkoituksettomaan, vaan ainoastaan asiallisiin kysymyksiin ja ilmoituksiin purjehdukseen tai sen järjestämiseen liittyen. Myös asiakas voi itse soittaa tai lähettää viestiä meille kysyäkseen jotain purjehdukseen liittyen; jolloin hänen numeronsa tallentuu vähintään puhelimemme lokikirjan muistioon ja pysyy siellä kunnes se automaattisesti poistuu; tai kunnes positamme sen pyynnöstä; tai jos meidän on oltava asiakkaaseen todennäköisesti yhteydessä myöhemmin, tallennamme numeron asiakkaan nimellä puhelin muistioon. Tällöin tallennamme numeron aiemmin mainitun käytännön mukaan (luku 2). Säilytämme puhelinrekisterin erikseen tallennetut yhteystiedot enintään vuoden, tai kunnes niitä pyydetään poistamaan. Tämä helpottaa käytännön työtämme, sillä voimme poistaa kerralla kaikki tallennetut viimekauden yhteystiedot kauden päättyessä. Usein meidän tarvitsee olla yhteydessä myös purjehduksen jälkeen tallennettuihin numeroihin (esimerkiksi unohtuneet tavarat, valokuvien ja diplomien jako, palaute-kyselyt jne), jonka takia emme voi poistaa yhteystietoja välittömästi esim. purjehduksen päätyttyä – tarvitsemme yhteystietoja todennäköisesti myös purjehduksen päätyttyä, ellet erikseen pyydä poistamaan tietoja välittömästi tapahtuman jälkeen.

Lokikirjan ylläpito ja henkilöstöluettelo

Huomaa, että päällikön on pidettävä asianmukaista kirjaa aluksella vierailevista ja purjehdukseen osallistuvista henkilöistä. Hän kirjaa aluksen viralliseen ja lainmukaiseen lokikirjaan kaikki purjehdukselle osallistuvat henkilöiden nimet. Tallennettavia tietoja ovat vain etu- ja sukunimi, sekä päivämäärät, jotka henkilö on ollut veneellä. Mitään muita tietoja ei henkilöistä tallenneta loki- tai muihin dokumentteihin, pl ulkomaan matkat, joiden käytännön selvitämme erikseen. Tämä käsin kirjattu rekisteri takaa päällikön turvallisuuden vastuuvakuutuksen osalta. Päälliköllä on myös hallussaan käsinkirjoitettu ennakkolista nimistä, joiden odottaa saapuvan alukselle purjehdusta varten. Lokikirjassa tiedot säilyvät koko kirjan olemassaolon ajan (määrittelemätön aika). Näitä tietoja ei kuitenkaan ikinä myydä tai anneta virallisesti eteenpäin kolmansille tahoille. Lokikirja on kuitenkin vapaasti selattavissa purjehdusten aikana ja asiakkaiden käytössä, kun tekevät merkintöjä kirjaan. Heitä muistutetaan tästä tietoturvasta, eivätkä ulkopuoliset (asiakkaat) saa tallentaa lokikirjaan merkittyjä tietoja näkyvästi mihinkään muuhun dokumenttiin tai valokuvaan. Näin tehdessään he rikkovat tietosuojakäytäntöjä ja ovat siitä rikosvastuussa. Tämä koskee kaikkia asiakkaita ja purjehdukselle tulevia vieraita.

4 TIETOJEN SÄILYTYS

Miten säilytämme tietojasi koskien 1) purjehdukselle ilmoittautumista lomakkeen kautta, 2) puhelin- ja sähköpostilistoja, 3) muita rekisterissä olevia tietojasi?

Puhelin- ja sähköpostilistalla olevat tiedot säilytäämme erikseen ylempänä mainittujen seikkojen mukaan (luku3): tallennetut tiedot säilytetään enintään vuoden ajan, jonka jälkeen poistamme kaikk menneen kauden tarpeettomat yhteystiedot, ellemme ole olleet aktiivisesti yhteydessä muuten, esimerkiksi muuta projektia, henkilökohtaisia asioita tai tulevia purjehduksia tai koulutusta varten.

Asiakkaan ilmoittautumiset purjehduksille

Ilmoittautumiset purjehdukselle säilytetään maksimissaan 1 vuoden ajan, jonka jälkeen ne viimeistään poistetaan rekisteristä.

Ilmoittautumis-lomakkeet säilytetään gmail-pohjaisessa sähköpostissa, jonne sivusto lähettää lomakkeen vastaukset. Viestit edelleenlähetetään kirjanpitäjän yksityiseen sähköpostiin, josta ne kuitenkin poistetaan heti purjehduksen tapahduttua. Alkuperäiset sähköpostit säilytetään ensisijaisessa sähköpostissa enintään mainitun vuoden ajan (12kk), mutta poistetaan tyypillisesti jo kauden päätyttyä loppu- tai alkuvuonna riippuen kauden päätöksestä.

Muut lomakkeet, palautteet, yhteydenotot

Lomakkeissa, joissa ei näy henkilökohtaisia tietoja, muuta kuin mahdollisesti vierailijan nimi ja kommentit, säilytetään määrittelemättömän ajan ensisijaisessa sähköpostissa. Toissijaisesta sähköpostista, jonne viestit edelleenlähettyvät, pyritään viestit poistamaan heti kun niille ei ole enää käyttöä.

Kaikki lomakkeet, joissa on mitään enemmän henkilökohtaisia tietoja kuin vierailijan nimi tai nimimerkki, säilytetään enintään vuoden.

Työ- tai palkkasuhteessa olevan gastin, apukouluttajan tai muun vakituisen henkilön henkiltietojen säilytys

Tiedot säilytetään samoin kuin edellämainitut muut tiedot, ja niitä säilytetään enintään vuoden. Mikäli henkilö jatkaa toimessa seuraavanakin vuonna, eivätkä tiedot ole muuttununeet, voidaan tiedot säilyttää seuraavaan vuoteen, kunnes henkilö ei enää ole tekemisissä artsailtraining’in kanssa tai kunnes hän pyytää tietojen poistamista.

Voit milloin tahansa pyytää minkä tahansa tietosi tarkistamista tai poistamista. Lähetämme meillä sinusta hallussa olevat tiedot tällöin sinulle sähköisesti pdf- tai jpg muodossa, tai edelleenlähetettynä sähköpostilla pyytämääsi osoitteeseen. Varmistaaksemme, että olet asianomainen henkilö, jottemme luovuta vääriä tietoja väärille henkilöille, meidän tulee varmistua ja vakuuttua siitä, että olet tietojen omistava lainmukainen henkilö, sama henkilö kuin josta tiedot ovat kirjoitetut. Tietoja ei luovuteta muille pl. erikseen mainitut poikkeukset tapaturma- tai hätätilanteissa esimerkiksi lainmukaisille viranomaisille lainmukaisesta käskystä tai pyynnöstä, olkoon sellaista olemassa tai ei.

5 TIETOJEN KÄYTTÖ

Joitakin tietojasi joudumme käyttämään ja tarkastelemaan purjehdusta varten. Näitä ovat kaikki ilmoittautumislomakkeella välitetyt tiedot. Niitä ei kuitenkaan myydä tai välitetä kenellekkään kolmennelle osapuolelle pl allergia, ikä- ja muut yleiset tiedot allaolevan selvityksen mukaan. Toisin sanoen vain ja ainoastaan vain päällikkö tarkastelee välittämiäsi tietoja lomakkeelta, ja välittää kokki-stuertille (tai muulle palkatulle gasti-henkilöstölle tai kouluttajalle ja gastivanhimmalle) vain ruokailuihin liittyvät allergiatiedot sekä yleiskuntoon ja ikään liittyvät tiedot, sikäli kun ne vaikuttavat purjehduksen valmisteltemiseen ja järjestämiseen. Näitä tietoja ei kuitenkaan liitetä mihinkään nimiin tai muihin henkilötietoihin, vaan päällikkö ilmoittaa palkatulle henkiöstölle tiedot vain yleisluontoisesti, niin että niistä ei voi päätellä henkilön identiteettiä tai muuta ominaisuutta:

Esimerkiksi:

”purjehdukselle tulee sinä-ja-sinä päivänä 2 gluteenitonta, yksi laktoositon sekä yksi ikäihminen, josta on katsottava, että hän pääsee nousemaan alukselle turvallisesti.” Mitään nimiä tai muita tietoja ei näihin ilmoitettuihin tietoihin liitetä.

Allergiatiedot

Kokki-stuertin, kouluttajan, palkatun gastin tai muun palkatun henkilön on tiedettävä purjehdukselle osallistuvien allergia- ja yleiskunto tiedot, sikäli kun ne vaikuttavat purjehduksen ruokailun tai muuhun järjestelyyn. Päällikkö selventää tiedot palkatulle henkilöstölle vain yleisluontoisesti niin ettei niitä voida yhdistää muihin ilmotettuihin tietoihin, esimerkiksi nimeen (esimerkki yllä).

6 VALOKUVAT, VIDEOT JA MUU MEDIA, JOSSA SAATAT ESIINTYÄ PURJEHDUKSELLA KUVATTUNA

Kuvaamme ehtojen mukaisesti kaikki tai lähes kaikki reissumme. Käytämme kuvia ja muuta mediamateriaalia purjehduksiltamme suoraan markkinointiin ja muuhun julkiseen käyttöön, kuten nettisivuillamme tai artikkeileissa ja julkaisuissa esim. kolmansien osapuolien lehdissä, instagramissa ja facebookissamme.

Mikäli et halua tulla kuvatuksi tai kuvan, jossa esiinnyt julkiseksi, on omalla vastuullasi ilmoittaa siitä meille ennen purjehdusta tai sille ilmoittautuessa. Voit pyytää tätä myös jälkikäteen, mutta jo julkaistuja kuvia emme pääosin voi varmasti enää poistamaan.

7 MUUT TIEDOT JOITA ME TAI SIVUSTON KOLMAS OSAPUOLI SAATTAA SINUSTA KERÄTÄ

Tämä sivusto on toteutettu wordpress.com pohjalle. WordPress.com saattaa kerätä sinulta ja nettiselaimeltasi tietoja, jotka eivät ole meidän hallussamme tai nähtävillä. Näitä ovat esimerkiksi evästeet ja vierailemasi sivut. Käytät sivujamme wordpress.com’in tietosuoja asetusten ja käytännön alaisuudessa ja mukaan. Ollaksesi selvillä näistä muista tiedoista, joita sivustomme saattaa sinusta kerätä, sinun on tutkittava ja oltava yhteydessä wordpress.com’iin ja sen tietosuojakäytäntöihin (Privacy Policy).

LISÄTIETOA

Kaikissa kysymyksissä, selvennyksissä tai muissa tapauksissa ole yhteydessä meihin.

Jasper Armanto
Päivitetty 5.7.2020